E-Mail-Archivierung, die der Prüfung standhält
Das einzige der fünf Systeme, für das es am Markt fertige Produkte gibt, und einige davon können mehr als meines. Es steht hier trotzdem, weil ich es gern einsetze: schlank, vollständig durchsuchbar und erweiterbar, wenn eine Anforderung dazukommt.
Ein Ordner im Postfach erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht
Geschäftliche E-Mails unterliegen Aufbewahrungspflichten. Sie müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden, ein Ordner im Postfach erfüllt das nicht, weil sich sein Inhalt jederzeit ändern lässt.
Der AuditMail-Server holt Nachrichten aus den Postfächern ab, ohne sie zu verändern, legt jede Mail unverändert ab und verkettet sie über Prüfsummen. Jede nachträgliche Änderung wäre damit sofort erkennbar. Gelöschte Einträge bleiben protokolliert.
- Das Original bleibt byteweise unverändert erhalten
- Verkettete Prüfsummen machen jede Manipulation sichtbar
- Volltextsuche über den gesamten Bestand
- Aufbewahrungsfristen je Kategorie, Löschung nur protokolliert
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Zur LösungWas mich zur E-Mail-Archivierung oft gefragt wird
Reicht ein Ordner im Postfach für die Aufbewahrungspflicht?
Nein. Geschäftliche E-Mails müssen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Ein Ordner im Postfach erfüllt das nicht, weil sich sein Inhalt jederzeit ändern lässt — und niemand hinterher zeigen kann, dass er es nicht wurde.
Was macht ein Archiv revisionssicher?
Jede Nachricht wird unverändert abgelegt und über Prüfsummen mit den anderen verkettet. Eine nachträgliche Änderung wäre damit sofort erkennbar. Gelöschte Einträge verschwinden nicht spurlos, sondern bleiben protokolliert.
Merken die Mitarbeiter etwas davon?
Nein. Der Server holt die Nachrichten aus den Postfächern ab, ohne sie zu verändern. Im Postfach bleibt alles, wie es war; die Archivierung läuft daneben.
Es gibt fertige Produkte dafür — warum ein eigenes?
Das ist das einzige der fünf Systeme, für das es am Markt fertige Produkte gibt, und einige davon können mehr als meines. Es steht trotzdem hier, weil ich es gern einsetze: schlank, vollständig durchsuchbar und erweiterbar, wenn eine Anforderung dazukommt. Passt ein fertiges Produkt besser zu Ihnen, sage ich Ihnen das.
Klingt das nach Ihrem Fall?
Wenn bei Ihnen eine Betriebsprüfung ansteht oder die Archivierung bisher aus einem Ordner im Postfach besteht, sprechen wir darüber.